Information Factory Pressemeldung

Information Factory: Tools für die Datenvalidierung vor Befragungsprozessen

Erfassung von dezentralen Daten aus verteilten HR-Systemen / Effiziente Unterstützung bei der unternehmensweiten Validierung / Teamwork: Delegation von Aufgaben von der Zentrale auf die Standorte/Niederlassungen

Nürnberg, 23.11.2010 – 

Information Factory, Spezialist für Online-Befragungen im HR-Umfeld, stellt Unternehmen eine effiziente Lösung für die Validierung von Personaldaten im Vorfeld von Mitarbeiterbefragungen vor. Um Online-Befragungen im HR-Umfeld erfolgreich durchzuführen, müssen größere Firmen oder Konzerne erhebliche Mengen an Daten koordinieren und auswerten. Aber bereits vor der Befragung stehen sie vor einer großen Herausforderung. Wenn für eine Befragung die Mitarbeiterdaten aus den dezentralen HR-Systemen exportiert und zusammengeführt werden, müssen diese Daten überprüft und validiert werden. Ist der Datensatz noch aktuell? Stimmt die angegebene Position des Mitarbeiters? Fällt eine spezifische Fragestellung in seinen Arbeits- und Verantwortungsbereich? Diese Überprüfung kostete Personalabteilungen bisher viel Zeit und Projektressourcen. Über ein Webformular von Information Factory können Personalabteilungen diese Prozesse nun wesentlich beschleunigen und auf mehrere Schultern verteilen.

Zusammenführung der Mitarbeiterdaten aus dezentralen HR-Systemen

Im ersten Schritt führt das Werkzeug die Teilnehmer-Daten aus verschiedenen dezentralen HR-Systemen zusammen. Dazu erhält jede dezentrale Einheit (Projektkoordinatoren der Länder, Unternehmensbereiche etc.) ein Webformular und eine Daten-Vorlage im CSV-Format, die vorgibt, wie die Datensätze geliefert werden sollen. Über das standardisierte Ein- und Ausgabeformat ist die Zusammenführung auch aus unterschiedlichen HR-Systemen problemlos möglich. So können zum Beispiel Informationen aus verschiedenen Ländergesellschaften, die unterschiedliche Software benutzen, zusammengeführt werden. Die Datensätze werden beim Hochladen über das Webformular zunächst einer syntaktischen und regelbasierten Validierung unterzogen. Dabei prüft das System, ob Informationen fehlen, Bezeichnungen zu lang oder Adressen ungültig sind und alle Regeln erfüllt sind.

Delegation und Kontrolle

Über genau festgelegte Rollen und Berechtigungen erhalten die StandortkoordinatorenZugriff auf Organisationsbäume und können die Mitarbeiterdaten in den verschiedenen Organisationseinheiten prüfen. Die Organisationsbäume visualisieren das Organigramm vom Konzern über die Niederlassungen, Abteilungen und Teams bis auf die Position der Mitarbeiter innerhalb der Organisation. Dem Organigramm lässt sich die Anzahl der Mitarbeiter pro Organisationseinheit, die Position der Führungskräfte und ihrer Mitarbeiter entnehmen. Die visuelle Einbettung im Organigramm lässt sich viel übersichtlicher und schneller bearbeiten als ein herkömmliches Excel. Durch die Möglichkeit mit einem differenzierten Rechtesystem die Arbeit dezentral zu organisieren -liegt dieValidierung der Mitarbeiterdaten somit bei den Personalsystemverantwortlichen oder Fachansprechpartnern vor Ort, die Zugriff auf die Mitarbeiterdaten haben und die Organisationsstrukturen am besten kennen. Der Vorteil: Bei Unstimmigkeiten sind sofort die betroffenen Abteilungen informiert und eingebunden.

Wenn alle Daten korrekt und aktuell sind, geht es an die Befragung. Auch hier geben die Organigramme wichtige Aufschlüsse für die Gestaltung: Eslässt sich schnell erkennen, welche Mitarbeiter welchen Fragenkatalog in welcher Form (per E-Mail oder Papier) erhalten sollen, beziehungsweise welche Fragen für welche Mitarbeiter sinnvoll sind. Außerdem kann leichter festgelegt werden, wer die Berichte über welche Organisations-Einheit erhält und für welche Einheiten – aufgrund von fehlenden Mitarbeiterzahlen – z.B. kein Bericht erzeugt werden kann. So lässt sich die Befragung noch effizienter und individueller auf den speziellen Bedarf des Unternehmens und die Mitarbeiter ausrichten. Für die Personalabteilungen bedeutet der Einsatz des Webformulars, eine Ersparnis an Zeit und Projektressourcen und – ganz nebenbei – einen besseren und aktuelleren Datenbestand.

Über Information Factory

Information Factory ist ein Beratungsunternehmen und Softwarehaus für Lösungen für die Wissensarbeit in mittelständischen Unternehmen ab 200 Mitarbeitern und Konzernen. Auf Basis der eigens entwickelten Software und Workflow Engine Cont@xt unterstützt Information Factory Unternehmen, Institutionen und Organisationen dabei, Informationen schnell und in hoher Qualität verfügbar zu machen, Geschäftsprozesse zu beschleunigen, Ressourcen zu schonen und so ihre Wertschöpfung kontinuierlich zu erhöhen. Einen Schwerpunkt bilden die Durchführung und Auswertung von Online-Befragungen im Human-Resources-(HR-)Umfeld. Die aus Mitarbeiterbefragungen, Stimmungsbarometer, 90- bis 360-Grad-Feedbacks, Leistungsbeurteilungen, Vorgesetztenbewertungen oder Kundenbefragungen gewonnenen Informationen nutzen Unternehmen für die erfolgreiche Umsetzung ihrer Geschäftsstrategie.

Zu den Kunden von Information Factory zählen namhafte Unternehmen wie Volkswagen, Daimler, Audi, DKV, HUK24, Migros, Interhyp, SAM, Postbank, UBS, Zürcher Kantonalbank, die Universität St. Gallen sowie Organisationen der öffentlichen Verwaltung. Information Factory wurde 1996 gegründet, hat Standorte in Nürnberg und Zürich und beschäftigt insgesamt 50Mitarbeiter.

www.information-factory.com

Pressekontakt Information Factory

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D-90411 Nürnberg

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